A gestão de projetos é fundamental para o planejamento de arquitetura. Geralmente, muitos fatores podem afetar negativamente o trabalho do arquiteto: alterações de escopo, falta de parâmetro, inconsistência das informações e o não comprometimento com os prazos. Todas essas condições estão associadas à ausência de controle, o que resulta na frustração entre clientes e profissionais. Pensando nisso, preparamos o artigo para que você descubra a importância de um ótimo gerenciamento, além de aprender práticas infalíveis para otimizar o seu serviço. Acompanhe!
A importância da gestão de projetos
O gerenciamento de um projeto contempla desde a fase inicial até a finalização do ambiente. Cada etapa se resume em:
- Iniciação;
- Planejamento;
- Execução;
- Monitoramento e controle;
- Encerramento.
Embora cada fase exija processos, padrões, técnicas e ferramentas diferenciadas, elas não são independentes. Todas se integram entre si e a organização viabiliza uma atividade estruturada, sem grandes imprevistos.
A eficiência de uma gestão mantém o controle de todas as informações do projeto, para que o profissional possa intervir, caso ocorra desvios. Uma construção ou decoração da qual não finaliza no prazo correto, estoura orçamento ou ignora os riscos, transforma qualquer serviço em um imenso transtorno para todas as partes.
Hoje em dia, é inadmissível desconsiderar o planejamento. Mesmo porque, o documento colabora com o bom andamento das rotinas de equipe, otimiza a resolução de problemas, facilita a tomada de decisão e fornece uma visão panorâmica do negócio. Além disso, mantém a equipe motivada para transformar o escopo em algo concreto.
Conheça as boas práticas no gerenciamento de projetos
Os arquitetos devem dispor de boa compreensão durante a leitura de um projeto, seja ele arquitetônico ou decorativo, e um conhecimento efetivo dos processos construtivos. No entanto, para um excelente desempenho na gestão de projetos residenciais, é essencial que haja boas práticas, ferramentas necessárias e ótimas técnicas de gerenciamento. Confira as nossas dicas:
1. Aplique as tecnologias necessárias
Considerar o uso de softwares de gerenciamento de projetos é um excelente investimento. Boas estratégias precisam de uma comunicação eficiente entre o administrador e sua equipe.
Desse modo, uma plataforma pode automatizar e otimizar o acompanhamento de todas as etapas do projeto de maneira simples. Durante a escolha, busque softwares de acordo com seu nicho. Algumas opções são:
A. Trello: um aplicativo gratuito com interface simples, da qual lembra uma rede social. Os menus e colunas são configurados em “arrasta e solta” e o administrador dos projetos pode selecionar os membros da equipe que poderão ter acesso a cada mural de atividades. O acesso pode ser realizado via web ou smartphone;
B. Artia: esse é um dos melhores programas para arquitetos, do qual conta com um painel de comando completo, tornando possível visualizar a integração de todas as áreas. Na versão gratuita, é permitido acompanhar até 5 projetos e as funcionalidades mais limitadas em comparação com as versões pagas;
C. Project Online Microsoft: esse software é o preferido entre muitos utilizados no mundo. Possui recursos de gerenciamento de controle, ferramenta para colaboração da equipe, entre outros mecanismos. Como é um dos mais usados, será fácil encontrar um parceiro para auxiliar quando houver alguma dúvida.
2. Pratique sua habilidade em comunicação
Conservar a equipe unida e ainda atender as expectativas dos clientes é um dos desafios do arquiteto que gerencia um projeto. Por esse motivo, é importante que, além das habilidades técnicas, o profissional tenha capacidade de se comunicar de maneira assertiva.
Desse modo, um bom planejamento de comunicação é essencial na hora da execução e monitoramento do projeto. Os fatores imprescindíveis para criar essa aproximação entre equipe, cliente e administrador são:
- Identificar claramente a maneira que uma informação será gerada e distribuída;
- Entender o tipo de mensagem que deverá ser compartilhada com os envolvidos;
- Habilidade para garantir sua compreensão durante todas as fases do projeto;
- Liderar e motivar a equipe e deixar os clientes sempre bem informados;
- Em hipótese alguma tentar suavizar uma notícia ruim sobre o plano ao cliente;
- Sempre estudar e captar as expectativas dos futuros moradores.
Inúmeras vezes, pequenas falhas de comunicação geram um caos no decorrer dos processos e também desgasta a relação entre os envolvidos, criando um clima pesado no ambiente de trabalho. Um simples gesto ou expressão facial não compreendidos são suficientes para causar danos à produtividade.
Lembre-se: cada etapa de um projeto é como uma peça de dominó. Se houver uma distração no planejamento e alguma informação for deixada para trás, certamente a finalização do projeto não será concluída conforme pensado. Portanto, tenha sempre em mente um plano de comunicação para promover o bem-estar de todos.
3. Elabore um planejamento integrado
Como já mencionamos, as etapas do projeto não são independentes. O planejamento se baseia na identificação das demandas e análise da capacidade de atendê-las da melhor forma. A integração é primordial para a idealização do projeto.
Por meio do ponto de vista dos integrantes de cada equipe é possível alcançar variadas opiniões e contribuições, das quais fortalecerão o planejamento e sua execução. Envolver toda a equipe é um método que garante ótimo resultado no final do processo.
4. Tenha planos documentados
Registrar todos os métodos, ações e resultados com precisão, consistem em um procedimento fundamental da execução. Quanto mais informações obtidas e documentadas, melhor será a percepção dos resultados.
5. Crie um ótimo cronograma
Um cronograma representa as decisões relacionadas ao sequenciamento dos serviços. Levante as atividades necessárias para a execução do projeto, como a duração estimada, atribuições nas quais dependerão de outras funções, entre outras informações cruciais. Isso ajudará a determinar as rotinas e estabelecer modos de atuação — com a finalidade de padronizar a conduta no momento de lidar com os problemas e outras ocasiões.
6. Gerencie os riscos
O principal objetivo do gerenciamento de riscos é aumentar a probabilidade de oportunidades e reduzir as ameaças. De fato, os impactos negativos fazem parte de todos os modelos de negócio. Desse modo, é relevante que o gerente de projetos esteja preparado para lidar com possíveis eventualidades que exigirão mudanças nas atuações ou aplicação de novas técnicas.
Gerenciar um projeto deve ser considerado um processo integrador, no qual alinha todos os olhares em busca de soluções amplas, a partir dos conhecimentos diversos. Basicamente, as ações demandam planejamento, análise, monitoramento e possibilidade de mudanças.
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